El término “protección de datos” se ha convertido en uno de los términos más populares de los últimos años. La razón es sencilla: la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, junto con la entrada en vigor de la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos, adaptación del primero al marco legal español. Ambos se han convertido en textos fundamentales de la protección de datos de carácter personal en nuestro país. ¿Pero qué significa exactamente este concepto? Y, más importante: ¿por qué tiene tanto valor?
Protección de datos personales
La protección de datos de carácter personal es una materia jurídica que se ha intensificado muchísimo en los últimos años. ¿La responsabilidad? La explosión de internet como entorno profesional y personal. Hoy, más que nunca, los usuarios utilizan la red para infinidad de servicios que requieren la utilización de sus datos personales más sensibles. Una información confidencial cuyo almacenamiento y manipulación debe ser definida de modo conveniente para proteger la privacidad de sus titulares. Una información que debe ser protegida.
¿Pero cómo hacerlo? Las normativas vigentes en materia de protección de datos de carácter personal limitan la capacidad de uso de dicha información por parte de las empresas. Pero no solo eso: también establecen cómo deben actuar dichas empresas para garantizar que los datos personales de terceros se mantienen protegidos. O lo que es lo mismo: las empresas deben realizar todas las acciones necesarias para salvaguardar dichos datos de los usuarios, clientes, trabajadores y proveedores con los que se relaciona en el ejercicio de sus funciones.
Eso implica acciones como realizar un análisis de riesgos. Una herramienta que permite aumentar la protección de datos de una empresa al darnos información acerca de las amenazas que podrían atentar contra la misma. En ese sentido, además, las empresas están obligadas a implementar medidas de seguridad cibernética capaces de mantener protegido el entorno digital de las mismas. Ah, y también están obligadas a notificar cualquier tipo de brecha de seguridad a la Agencia Española de Protección de Datos (AEDP), que podría multarlas por ello.
Ley de protección de datos para empresas
Existen muchas otras acciones de protección de datos en una empresa. Por ejemplo, la utilización de software de tratamiento de metadatos. ¿Que qué son los metadatos? Ese es el principal problema: los metadatos son, en muchos casos, auténticos desconocidos para las organizaciones. Pero son elementos capaces de filtrar al exterior información confidencial o información sensible del interior de nuestra empresa. Incluidos, por supuesto, datos personales de terceros que tengamos almacenados en nuestros servidores o discos duros.
En ese sentido, contar con una herramienta de edición automática de metadatos para los diferentes entornos de trabajo digitales (Outlook, Microsoft Office, Exchange…) profesionales es indispensable. La protección de datos en una empresa es impensable sin una política de metadatos consciente, y esta no puede implementarse sin la ayuda de software especializado tipo MetaClean. Descuidar este apartado de la protección de datos podría ser el desencadenante de una severa sanción económica por parte de la Agencia Española de Protección de Datos.
Otras acciones relevantes para la protección de datos en una empresa son la contratación de un DPO (Delegad de Protección de Datos), la formación del personal trabajador en materia de protección de datos personales, las auditorías externas periódicas y las supervisiones internas permanentes. Solo de esa manera podemos asegurar la protección de los datos personales de terceros que almacenamos y manejamos en nuestra empresa. No olvides ninguna si quieres cumplir con la LOPD en todos y cada uno de sus puntos.